تعرف على الفرق بين الفاتورة والإيصال

بصفتك مالكًا لنشاط تجاري، عليك معرفة التعامل مع وثيقتين ماليتين مهمتين، هما الفواتير والإيصالات؛ حيث ستستخدم على الأرجح كليهما لإدارة عملك التجاري والتأكد من صحة إتمام جميع العمليات المحاسبية، لذلك فمن المهم فهم الاختلافات بين الفواتير والإيصالات لتعرف متى تستخدم أحدهما بدلًا من الآخر.

Blog image 036 2

 

ما هي الفاتورة؟

الفاتورة وثيقة قانونية ترسلها الشركة إلى العميل لطلب الدفع رسميًا مقابل خدمة؛ يُفصَّل فيها المنتج أو الخدمة المباعة، وتُحسَب التكلفة الإجمالية المستحقة – من ضمنها أي مصاريف إضافية وضرائب وخصومات.

What is an invoice

تمثل هذه الوثيقة أحد أصول الشركة والتزامًا للعميل، فعندما يتلقى العميل فاتورة، يُدخلها في دفاتره للأغراض المحاسبية على أنها فاتورة يجب سدادها.

ما يجب تضمينه في الفاتورة

يمكن إصدار الفواتير في شكل ورقي أو إلكتروني، مع أنّ معظم الشركات تفضل استخدام برنامج عبر الإنترنت، مثل Free Invoice Builder، لإنشاء فواتير إلكترونية. هذا يقلل من الحاجة إلى الوثائق الورقية، ويبسط العمليات، ويحافظ على التنظيم، خاصةً لشركات التجارة الإلكترونية التي تدير أساسًا غالبية أعمالها عبر الإنترنت.

Invoice details

عند كتابة فاتورة، اذكر التفاصيل الآتية:

  • تفاصيل الاتصال بالعميل
  • معلومات الاتصال بالشركة
  • تاريخ الفاتورة
  • تاريخ الاستحقاق
  • وصف العنصر أو الخدمة
  • عملة دفع الفاتورة
  • إجمالي المبلغ المستحق
  • معرّف الفاتورة أو رقمها
  • القائمة المفصلة للخدمات
  • شروط الدفع
  • الضرائب أو الرسوم المطبقة

متى تُستخدم الفواتير؟

الفواتير هي واحدة من العديد من الوثائق المستخدمة في محاسبة الأعمال؛ تستخدم كل شركة، وكذلك العاملون المستقلون، الفواتير لطلب الدفع، وعندما تكمل الشركة وظيفة ما، يتعين عليها إرسال فاتورة إلى صاحب العمل لطلب الدفع في كل مرة.

When are invoices used

يستخدم البائعون عبر الإنترنت أيضًا الفواتير لطلب الدفع في الوقت المناسب من العملاء، وتتبع المبيعات، وتسجيل الإيرادات. ويجب أن تبدو الفواتير احترافية دائمًا، وبخط واضح ومقروء، مع تقديم تفاصيل المنتجات المباعة أو الخدمات المقدمة.

أنواع الفواتير

Types of invoices

يعتمد نوع الفاتورة التي تستخدمها على كيفية فوترة خدماتك، ونوع عملك، وكذلك مجال عملك. إليك خمسة أنواع من الفواتير يجب أن تعرفها:

  1. الفاتورة القياسية

الفواتير القياسية هي الأكثر شيوعًا ويجب أن تتضمن المعلومات الأساسية.

  1. فاتورة جدول الوقت

تُستخدم هذه الفواتير من قِبل الشركات التي تصدر الفواتير بالساعة، مثل المحامين والاختصاصيين النفسيين والكتاب المستقلين، ويجب أن تتضمن هذه الفواتير سعر الساعة للشركة وعدد ساعات العمل.

  1. الفاتورة النهائية

ترسل الشركة الفاتورة النهائية لتحصيل المدفوعات لمشروع طويل الأجل بمراحل متعددة، ويجب أن تتضمن الوثيقة قائمة بكل مراحل المشروع والخدمات المنجَزة.

  1. الفاتورة المؤقتة

تُستخدم الفواتير المؤقتة أيضًا لتحصيل المدفوعات للمشاريع الكبيرة؛ ولكن على عكس الفواتير النهائية، فالفواتير المؤقتة تُستخدم لتحصيل المدفوعات دوريًا طوال المشروع.

  1. فاتورة متأخرة السداد

ترسل الشركات إلى العملاء فاتورة متأخرة السداد إذا لم يتم سداد الدفعة في الوقت المحدد، وقد تتضمن الفاتورة أي رسوم فائدة أو رسوم تأخير.

أفضل الممارسات للفواتير

Invoice best practices

  1. احتفظ بنسخ من جميع الفواتير في سجلاتك.
  2. اذكر جميع معلومات الاتصال؛ منها البريد الإلكتروني للعمل ورقم هاتفه، ليكون لدى العملاء طرق متعددة للاتصال بك.
  3. تأكد من ظهور رقم الفاتورة بوضوح
  4. يجب أن تكون جميع المشتريات مفصلة وتتضمن التكلفة الإجمالية، منها أي نفقات إضافية مثل الضرائب أو المواد.
  5. اكتب ملاحظة شكر شخصية للحفاظ على العلاقات الشخصية مع العملاء.

ما هو الإيصال؟

بينما الفاتورة هي طلب للدفع؛ يقدَّم الإيصال بعد إتمام المعاملة، وتستخدمه المتاجر التقليدية وكذلك البائعون عبر الإنترنت لتقديم دليل على إتمام الخدمة، وشراء المنتج، وتلقي الدفعة.

 

What is a receipt

الإيصالات مهمة لكل من الشركات والعملاء؛ إذ تساعد الشركات على تتبع الطلبات والتحقق من المدفوعات، وتُثبت للعملاء أنهم قد دفعوا مقابل خدمة أو عنصر، فإذا واجه العميل مشكلة أو أرسل شكوى بشأن الشراء، يمكنه استخدام إيصاله في عمليات الإرجاع أو الاستبدال.

ما يجب تضمينه في الإيصال

مثل الفواتير، يمكن إصدار الإيصالات في شكل ورقي أو إلكتروني، لكنها أقل تفصيلًا بكثير من الفواتير؛ حيث تتطلب معلومات أقل بكثير. أيًا كان التنسيق الذي تختاره، عليك ذكر المعلومات الآتية:

  • معلومات عملك التجاري
  • تاريخ البيع
  • قائمة مفصلة بالخدمات أو المنتجات المباعة
  • سعر كل خدمة أو منتج
  • إجمالي المبلغ المدفوع، شاملًا الضريبة أو الخصومات
  • طريقة الدفع
  • شروط البيع
  • رقم الإيصال

أنواع الإيصالات

Types of receipts

لإيصالات المبيعات أنواعٌ متعددةٌ، ومع أنّ لكل منها غرض مختلف قليلًا، يجب أن تحتوي جميعها على المعلومات المطلوبة نفسها:

  1. الإيصال النقدي

تُصدَر الإيصالات النقدية عندما يشتري العميل خدمة أو منتجًا نقدًا. وتحتفظ الشركة بنسختها الخاصة للأغراض المحاسبية.

  1. إيصال المصروفات

تُستخدم إيصالات المصروفات لتقديم دليل على نفقات الموظفين، وهي كذلك تقدم دليلًا عندما يطلب الموظف تعويضًا من شركته.

  1. إيصال التسليم

تُصدَر إيصالات التسليم لإنهاء معاملة شحن البضائع المطلوبة، ويجب أن يوقّع المشتري على إيصال التسليم عند استلامه المنتج.

  1. إيصال رسمي

يُستخدم الإيصال الرسمي لمعاملات الخدمات فقط.

أفضل الممارسات للإيصالات

  1. أرسل الإيصال بمجرد استلام الدفعة
  2. حافظ على بساطة الإيصال قدر المستطاع بعدم تضمين أي تفاصيل زائدة غير مهمة

دائمًا راجع الإيصال للتأكد من خلوه من الأخطاء قبل إرساله إلى العميل

Receipt best practices

  1. اذكر جميع المعلومات المتعلقة بالمعاملات
  2. تأكد من ظهور اسم شركتك وشعارها
  3. استخدم طريقة دفع إلكترونية لتبسيط الوثائق المحاسبية

Latest articles

  • إنجاز المهام: 6 تطبيقات كتابية للكُتاب المستقلين

    إنجاز المهام: 6 تطبيقات كتابية للكُتاب المستقلين

    تشهد الكتابة المستقلة ازدهارًا مستمرًا. ويشكل المتعاقدون المستقلون بصفة عامة أكثر من 33% من القوى العاملة في الولايات المتحدة، كما توظف المملكة المتحدة 1.5 مليون متعاقد مستقل تقريبًا. ولم لا؟ فهناك الكثير من الفوائد التي تعود عليك من كونك كاتبًا مستقلاً: يمكنك تخصيص وقت عملك (متوسط الوقت الذي يقضيه الكاتب المستقل في العمل بالفعل هو 3-5 ساعات!)؛ يمكنك السفر…

  • دفع الأموال إلى المقاولين والموظفين عن بعد في باكستان

    دفع الأموال إلى المقاولين والموظفين عن بعد في باكستان

    باكستان هي البلد الثامن الأسرع نموًا في الاقتصاد الحر، وأحد أهم المراكز العالمية لمهندسي البرمجيات المستقلين، فلا عجب أن تصبح أحد أكثر البلدان شيوعًا للتعاقد الخارجي، خاصةً في مجالات التكنولوجيا ومراكز الاتصالات.

  • احصل على الأموال عبر التحويل SWIFT أو التحويل البنكي المحلي: أيهما يجب استخدامه؟

    احصل على الأموال عبر التحويل SWIFT أو التحويل البنكي المحلي: أيهما يجب استخدامه؟

    هنا في Payoneer، يسعدنا دائماً أن نقدم لعملائنا طرقاً إضافية للحصول على الأموال. يمكنك الحصول على الأموال بسهولة وأمان من الأسواق التجارية الإلكترونية ومباشرةً من العملاء عبر نوعين من التحويلات، التحويل المحلي والتحويل SWIFT (الإلكتروني). سنغطي هنا كلا النوعين من التحويلات ومتى يجب استخدام كل منها.

  • 4 أسباب مُجدِية لإنشاء متجر إلكتروني اليوم

    4 أسباب مُجدِية لإنشاء متجر إلكتروني اليوم

    في حين أنّ بيع منتجاتك أو خدماتك على سوق تجاري إلكتروني طريقة رائعة لبناء اسمك تجاريًا، يعد فتح متجرك الإلكتروني المستقل خطوة حقيقية ومهمة لمواصلة تنمية عملك، فمن خلال متجرك الخاص، لديك فرصة تأسيس علامتك التجارية وامتلاك منتجاتك بالكامل.

  • دليل Payoneer لموقع Catch

    دليل Payoneer لموقع Catch

    لقد تميزت شركة Catch عن منافسيها بنجاح من خلال تقديم الدعم العملي لمجتمع البائعين، مما يجعل تجربة التسوق أكثر ملاءمة للعملاء، الأمر الذي يزيد المبيعات والإيرادات.

  • الأسئلة الأكثر تكراراً حول بايونير

    الأسئلة الأكثر تكراراً حول بايونير

    الأسئلة الأكثر تكراراً حول بايونير

Thanks!

Please continue to Registration.

Thanks!

Please continue to Registration.

Thanks!

Please continue to Registration.