예상 견적서와 인보이스의 차이점

중소기업 및 프리랜서는 회계 및 서류 작업과 관련해 관리해야 할 일이 많습니다. 하지만 다행히 Free Invoice Builder와 같이 비즈니스 프로세스를 간소화하고 모든 서류를 체계적으로 관리하는 데 도움을 주는 비즈니스 소프트웨어의 도움을 받을 수 있습니다. 

비즈니스 소프트웨어의 도움을 받더라도 예상 견적서(Estimate)와 인보이스(Invoice) 두 가지 개념은 정확하게 숙지할 필요가 있습니다. 두 서류는 유사한 요소도 많지만 매우 다른 용도로 사용되기 때문이죠.

예상 견적서(Estimate)란 무엇인가요?

예상 견적서(Estimate)는 프로젝트에 대한 일반적인 비용으로 비즈니스가 클라이언트에게 서비스의 대략적인 비용을 알려주기 위해 사용하는 서류입니다. 견적서는 양 당사자가 프로젝트에 대한 세부사항을 협의하기 전인 거래 초반에 주로 사용됩니다. 이때 받은 견적은 클라이언트가 반드시 지불해야 하는 비용은 아닙니다.

예상 견적서(Estimate)는 언제 사용되나요?

예상 견적서(Estimate)는 기업이 계약서에 서명을 하기 전에 대략적으로 지불해야 할 금액을 고객에게 제공하는 것입니다. 즉, 견적서는 서비스에 대한 고정된 비용이 아닙니다.

예를 들어, 웹사이트의 SEO 검사를 수행하기 위해 프리랜서를 고용하는 기업은 몇몇 프리랜서에게 견적을 문의할 수 있습니다. 그리고 각 기업은 대략적인 서비스 비용과 이전 작업을 기반으로 하여 해당 작업에 드는 비용을 추산합니다. 프리랜서는 이 시점에 작업의 세부사항을 알 순 없지만 전반적인 아이디어를 얻을 수 있습니다.

예상 견적서(Estimate)에는 어떤 정보가 포함되어야 하나요?

예상 견적서(estimate)에는 다음의 세부정보가 포함되어야 합니다.

• 작업/서비스에 대한 설명
• 예상 타임라인
• 상품별 가격 목록과 전체 비용
• 지불 조건
• 회사의 로고와 연락처

여러 유형의 예상 견적서(Estimate)

주요 견적서에는 4가지 유형이 있습니다.

1. 예비 견적서 Preliminary estimate

가장 기본적인 유형의 예상 견적서로 프로젝트 비용에 대한 대략적인 구조를 제공합니다. 제한된 정보만 제공되는 프로젝트의 초반에 사용됩니다. 

2. 상세 견적서 Detailed estimate

서비스 제공업체에게 프로젝트에 대한 더욱 상세한 정보가 주어지면 좀 더 명확한 견적을 제공받을 수 있습니다. 

3. 수량 견적서 Quantity estimate

수량 견적서는 물리적 자재를 필요로 하는 작업에 사용되며, 프로젝트 완료에 필요한 자재에 대해 자세한 내용을 담고 있습니다.

4. 입찰 견적서 Bid estimate

비즈니스는 프로젝트를 수주하기 위해 잠재 고객에게 입찰 견적서를 제출합니다.

인보이스란 무엇인가요?

인보이스는 고객에게 서비스에 대한 지불을 공식적으로 요청하기 위해 보내는 법적 서류입니다. 또한 완료된 작업에 대한 재무 기록을 제공하며 세금 및 회계 목적으로 사용되기도 합니다.

인보이스에 포함되어야 하는 상세정보는 무엇인가요?

인보이스는 견적서보다 더 상세한 내용을 담고 있으며 무료 인보이스 발행업체를 통해 발행할 수 있습니다. 인보이스에 포함되는 내용은 다음과 같습니다. 

• 고객의 연락처
• 공식 납부일 및 지불금액
• 비즈니스 연락처
• 인보이스 번호 및 ID
• 인보이스 날짜
• 지불 조건
• 전체 서비스 목록
• 인보이스를 지불 받을 통화
• 시간 단위로 일을 할 경우, 총 근로 시간
• 원산지
• 적용되는 모든 세금

인보이스는 언제 사용되나요?

클라이언트에게 지불을 요하는 모든 비즈니스는 반드시 인보이스를 제출해야 합니다. 예를 들어, 웹 디자인 프리랜서는 새로운 웹사이트를 제작하려는 모든 클라이언트에게 인보이스를 발행하여 지불을 추적하고 요청할 수 있습니다. 인보이스 발행은 복잡해 보일 수 있지만 온라인 소프트웨어를 사용하면 온라인으로 인보이스를 발송하고 신고할 수 있으므로 업무의 효율성을 높이고 종이 문서의 발행과 제작에 드는 번거로움을 없앨 수 있습니다.

인보이스 유형

다음은 여러분이 반드시 알아야 할 5가지 주요 인보이스 유형들입니다.

1. 일반 인보이스 Standard invoice

가장 일반적인 인보이스 유형으로 위에 설명된 기본적인 내용을 포함합니다.

2. 상업용 인보이스 Commercial invoice

상업용 인보이스는 해외로 판매된 상품에 사용되며 관세를 결정하는 데 이용됩니다. 기본적인 사항 외에도 상업용 인보이스는 반드시 상품의 총 금액, 제품 설명, 매매와 관련된 당사자, 원산지와 목적지 그리고 중량이 표기되어야 합니다. 

3. 최종 인보이스 Final invoice

최종 인보이스는 여러 구성요소가 포함된 장기적인 대규모 프로젝트에 대한 지불을 수취하는 데 사용됩니다.

4. 임시 인보이스 Interim invoice

임시 인보이스 또한 장기적이고 여러 단계에 걸쳐 진행되는 프로젝트의 지불을 수취할 때 사용됩니다. 그러나 임시 인보이스는 마지막에 최종 지불을 받는 것이 아니라 전체 프로젝트에 걸쳐 완료된 각 단계에 대한 지불을 수취하게 됩니다.

5. 정기 인보이스 Recurring invoice

정기 인보이스는 임시 인보이스와 유사하지만 진행 중인 작업에 대해 사전에 인보이스를 발행할 수 있습니다.

예상 견적서와 인보이스 발행 시 도움이 되는 Tip과 모범 사례

1. 단순함의 극대화: 여러분에게 맞는 시스템 찾기. 사용자 친화적인 온라인 소프트웨어를 활용해 템플릿을 제공하고 모든 서류 작업을 손쉽게 처리하세요. 모든 정보를 한 곳에 통합하면 인적 오류를 줄일 수 있습니다. 서류에 포함된 모든 정보는 혼선이 생기지 않도록 논리적이고 읽기 쉽게 작성하세요.

2. 인보이스 개인화하기. 여러분을 위한 서류인지 식별하는 데 유용할 뿐만 아니라 클라이언트와 개인적인 친분을 쌓는데 도움이 됩니다. 비즈니스 기회에 대한 감사 인사를 전하고 프로젝트를 함께 수행하는 구성원 이름을 포함하는 것도 좋습니다.

3. 예상 견적서와 인보이스를 사용해 브랜드의 아이덴티티 강화. 비즈니스의 모든 측면은 브랜드를 강화하는 데 활용되어야 합니다. 예상 견적서와 인보이스에 모두 로고를 넣고 여러분의 브랜드를 차별화하세요. 

4. 작업 설명이 명확한지 확인. 클라이언트가 정확히 어떤 서비스에 대한 비용을 지불하는지 알 수 있도록 간략하지만 상세한 작업 설명을 넣으세요.

이번 포스팅으로 예상 견적서(Estimate)와 인보이스(Invoice)의 차이점이 이해되셨다면, 이제 Payoneer를 통해 보다 간편히 글로벌 비즈니스를 시작해 보세요!