청구서와 인보이스의 차이점

인보이스란 무엇인가?

인보이스(Invoice)는 업체가 클라이언트에게 보내는 합법적인 서류로 완료된 작업에 대해 지불해야 하는 총금액을 명시합니다. 업체가 서비스에 대한 지불을 공식적으로 요청하고 작업이 완료되었다는 재정적 자료를 제공하며 세금 또는 회계 목적으로 사용되기도 합니다. 여러분이 인보이스를 받으면 회계 장부에는 지불해야 하는 청구서로 넣게 됩니다.

인보이스에 포함되는 세부정보

인보이스에는 다음과 같은 세부정보를 포함합니다.

• 고객의 연락처
• 납기일
• 회사 연락처
• 인보이스 ID 또는 번호
• 인보이스 날짜
• 지불 조건 및 기한
• 서비스 항목별 리스트
• 지불액
• 지불해야 하는 통화
• 원산지
• 적용되는 모든 세금 또는 관세

인보이스 발행 시점

프리랜서는 자영업자이므로 고용주가 여러 명일 수 있습니다. 그러므로 매번 작업을 완료할 때마다 각 고용주에게 인보이스를 보내 지불을 요청해야 합니다. 동일한 고용주와 지속적으로 작업을 할 경우에는 정기적으로 인보이스를 발행해야 할 수 있습니다.

또 다른 예로 이커머스 스토어를 운영하는 온라인 셀러를 들 수 있니다. 이와 같은 비즈니스 소유주들은 거래 내역을 관리하고 지불을 요청하기 위해 고객에게 인보이스를 발행합니다. 시간 단위로 일하는 프리랜서와 온라인 셀러는 모두 일한 시간 기록과 지불해야 하는 총금액을 인보이스에 표시해야 합니다. 그리고 Free Invoice Builder와 같은 전자 인보이스를 생성하는 온라인 서비스 제공업체의 도움을 받으면 모든 인보이스를 전산으로 송부하고 제출할 수 있으므로 효율성을 높이고 종이 서류를 인쇄하는 불편함을 없앨 수 있습니다. 

인보이스 유형

인보이스 유형은 서비스에 대한 요금을 청구하는 방법과 여러분이 속한 업계에 따라 달라집니다. 다음은 여러분이 알아야 하는 5가지 주요 인보이스 유형들입니다.

1. Standard Invoice(일반 인보이스) 가장 흔히 볼 수 있는 인보이스 유형입니다. 이 인보이스에 수취인의 이름, 날짜, 제공한 서비스, 비용, 지불 방법 및 인보이스 번호와 같은 기본적인 정보를 포함합니다.
2. Commercial invoice(상업용 인보이스) 기업은 국제적으로 판매되는 상품에 대해 상업용 인보이스를 발행하며, 이 서류를 관세 계산 시 사용합니다. 상업용 인보이스에는 반드시 제품의 총 금액, 품목, 판매자와 구매자, 원산지 그리고 선적지와 중량 정보가 포함되어야 합니다.
3. Final invoice(최종 인보이스) 최종 인보이스는 여러 단계로 나뉘어 진행되는 대규모 프로젝트에 대한 대금 회수에 사용됩니다. 최종 인보이스는 일반 인보이스에 포함된 모든 세부정보와 함께 클라이언트에게 비즈니스가 제공한 모든 서비스 정보를 제공합니다.
4. Interim invoice(임시 인보이스) 임시 인보이스는 최종 인보이스와 유사하게 여러 단계로 나뉜 대규모의 프로젝트 대금 회수 시 사용합니다. 하지만 임시 인보이스는 마지막에 최종적으로 발행되는 대신, 프로젝트 전반에 걸쳐 주기적으로 지불금액을 회수합니다.
5. Recurring invoice(정기 인보이스) 정기 인보이스는 임시 인보이스와 유사한 부분이 있습니다. 하지만 주요 차이점은 정기 인보이스는 진행 중인 작업에 대해 미리 발행이 가능하다는 것입니다.

인보이스 발행 Tip & 모범 사례

인보이스는 비즈니스와 클라이언트 모두에게 완료된 작업과 지불 거래 관리 시 매우 중요한 역할을 합니다. 또한 적절히 납세 신고를 하기 위해서도 필요합니다. 복잡해 보일 수도 있지만 프로세스에 익숙해지면 보다 빠르게 처리할 수 있습니다. 다음은 올바른 인보이스 발행을 위한 모범 사례입니다.

1. 효과적인 시스템을 찾아 일관되게 사용하기. 온라인 소프트웨어를 선호하든 직접 작성하든 간에 하나의 시스템을 고수하면 명확성과 동일한 구성 체계를 유지할 수 있습니다. 그리고 구체적인 회계 시스템을 갖추면 오류를 줄이고 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
2. 인보이스 단순화하기. 서류 작업은 복잡할 필요가 없습니다. 필요한 정보를 명확하고 명료하게 보여주고 읽기 쉽게  만들면 여러분과 클라이언트, 모두 지불과 기록 프로세스를 간소화할 수 있습니다.
3. 인보이스 개인화하기. 클라이언트와 우호적인 관계를 지속하려면 업체에 감사를 표하는 간단한 메모를 넣으세요.
4. 로고 삽입하기. 강력한 브랜드 아이덴티티와 프로다운 태도를 보여주고 싶다면 인보이스에 로고를 넣어 차별화하세요.
5. 명확하게 작업 설명하기. 작업에 대해 간략하지만 상세한 설명을 넣어서 클라이언트에게 지불해야 하는 비용을 명확하게 알려주세요.

청구서란 무엇인가?

인보이스와 달리 청구서(Bill)는 고객이 업체에 내야 하는 금액과 즉시 지불해야 하는 금액이 명시되어 있습니다. 일반적으로 업체는 작업이 완료되는 대로 즉시 청구서를 제공합니다. 예를 들어, 레스토랑에서 외식을 하거나 미용실에서 머리를 자르면 떠나기 전에 청구서를 받고 즉시 돈을 지불해야 합니다.

청구서와 인보이스의 또 다른 주요 차이점은 청구서는 인보이스보다 훨씬 적은 정보를 포함한다는 것입니다. 앞서 언급했듯이 인보이스는 고객, 판매자, 거래 내용에 대해 매우 구체적인 정보를 다루고 있지만 청구서는 더욱 보편적이며 제한된 정보만을 보여줍니다.

차이점이 크지는 않지만 청구서와 인보이스는 모두 서로 다른 목적을 지닌 중요한 금융 관련 서류입니다. 인보이스는 고용주가 업체에 보내는 서류인 반면 청구서는 고객이 업체로부터 받게 됩니다.

FAQs

대금을 수취한 후에 인보이스를 보내도 되나요?

안 됩니다. 인보이스를 소급 적용하는 의미로 받아들여져 매우 비윤리적으로 보일 수 있습니다.

인보이스 만기일이란 무엇인가요?

만기일이란 인보이스 전액에 대한 지불이 마감되어야 하는 날짜입니다. 만기일이 지나서도 인보이스 지불이 완료되지 않으면 대금 연체로 간주됩니다.

기업은 언제까지 인보이스 기록을 보관해야 하나요?

대부분의 기업은 6-7년 간 인보이스를 보관합니다.

인보이스 번호가 중요한가요? 직접 만들 수 있나요?

숫자를 사용해 기록하면 인보이스에 번호를 매겨 간단하게 관리할 수 있습니다. 온라인 인보이스 소프트웨어는 자동으로 번호를 매기므로 여러분이 직접 번호를 생성할 필요가 없습니다.

이번 포스팅으로 청구서(Bill)와 인보이스(Invoice)의 차이점이 이해되셨다면, 이제 Payoneer를 통해 보다 간편히 글로벌 비즈니스를 시작해 보세요!

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