Що таке рахунки-фактури, і для чого вони потрібні в бізнесі?

У світі бізнесу вивчення нюансів бухгалтерського обліку та виставлення рахунків має вирішальне значення для досягнення успіху. Розуміння цих фундаментальних основ є важливим для впевненості, що ви отримуєте гроші від клієнтів вчасно, за правильними тарифами, і точно звітуєте про свої доходи бухгалтеру або органам влади.

У цьому керівництві ми зануримося у світ виставлення рахунків і отримаємо уявлення про те, що таке рахунок-фактура, розглянемо кілька прикладів, зрозуміємо, чому це важливо та багато іншого.

Що таке рахунок-фактура?

Що таке рахунок-фактура? Рахунок-фактура – це бухгалтерський документ, який продавець надає покупцеві. У ньому перераховуються послуги, які були надані або товари, які були поставлені, і загальна вартість, що підлягає оплаті. Основне значення рахунку-фактури (інвойсу) полягає в тому, щоб повідомити покупця про те, що йому потрібно оплатити надані послуги. Це актуально як для B2B, так і для B2C продажів.

Рахунок-фактура зазвичай виставляється після надання послуг або доставки товарів, але до факту оплати. У цьому полягає основна відмінність рахунку-фактури від квитанції. З огляду на це, різні країни та бізнес-моделі мають різні правила, тому завжди важливо перевіряти, які бухгалтерські документи ви зобов’язані надавати та на якому етапі процесу продажу.

Що зазвичай включається в рахунок-фактуру?

Що зазвичай включається в рахунок-фактуру? Залежно від виду бізнесу, в рахунок-фактуру може бути включений широкий спектр елементів. Нижче ми перерахували деякі найпоширеніші елементи:

• Заголовок рахунка-фактури: це назва компанії, адреса, контактна інформація, номер рахунка-фактури, ідентифікаційний номер платника податків, веб-сайт і дата.
• Інформація про клієнта: ім’я та контактна інформація клієнта
• Опис продуктів або послуг: Цей розділ містить детальний опис товарів або послуг, що надаються, а також кількість, ціну за одиницю та загальну вартість кожного товару
• Загальна сума до сплати: це сума у повному обсязі, яку потрібно сплатити, за всі товари в рахунку-фактурі, включаючи будь-які податки або знижки
• Умови оплати: Умови оплати компанією товарів і послуг
• Комісія за прострочення платежу: будь-які комісії або штрафи, накладені за прострочення платежів
• Додаткова інформація: Це включає вартість доставки та плату за обробку платежів , правила та умови, а також спеціальні додаткові інструкції, якщо це необхідно.

Які існують типи рахунків-фактур?

Запобігання шахрайству з платежами є критично важливим аспектом захисту бізнесу від фінансових втрат і шкоди репутації компанії. Ось наші головні рекомендації, як захистити себе від шахрайства:

• Рахунок-фактура крамниці роздрібної торгівлі: детальна інформація про товари, ціни, податки та знижки. Цей тип рахунків-фактур використовується підприємствами з прямими продажами, включаючи роздрібну торгівлю одягом, електронікою та продуктами харчування.
• Рахунок-проформа: клієнт отримує рахунок-проформу перед транзакцією. В ньому вказані найменування та кількість товару, ціна та/або загальна вартість та умови проведення платежів. Іноземні покупці використовують рахунок-проформу для отримання кредитування, акредитивів та здійснення митних платежів. Світові експортери також використовують цей тип інвойсів
• Комерційні рахунки-фактури: Міжнародні торгівельні компанії використовують комерційні рахунки-фактури для опису, оцінки та транспортування продуктів. Його необхідно пред’явити митникам країни-імпортера для визначення розміру митних зборів і податків.
• Регулярний рахунок-фактура: цей тип рахунків-фактур використовується щомісяця або щорічно для передплатників. У більшості випадків він генерується автоматично і надає ту саму інформацію, що й рахунок-фактура. Сервіси технічного та абонентського обслуговування використовують повторювані рахунки-фактури.
• Кредитний рахунок-фактура: споживач отримує кредитний рахунок-фактуру, коли повертає товари чи відмовляється від послуг або при необхідності скоригувати рахунок..
• Дебетовий рахунок-фактура: цей тип рахунка-фактури надсилається споживачеві, коли потрібні додаткові витрати. В ньому обговорюється сума, яку необхідно додати до рахунку-фактури.
• Рахунок-фактура табеля обліку робочого часу: Цей рахунок-фактура базується на годинах роботи працівника або підрядника. Табель обліку робочого часу включає в себе кількість відпрацьованих годин, ставку заробітної плати та загальну суму до сплати. Фрілансери та консультанти використовують рахунки-фактури табеля обліку робочого часу, щоб відстежувати години та виставляти рахунок на оплату клієнтам.
• Рахунок-фактура на передоплату: цей рахунок-фактура вимагає оплати перед наданням послуги або продукту. Фірми, що займаються веб-дизайном, і весільні організатори використовують рахунки-фактури з передоплатою для фіксування транзакції, що гарантуватиме отримання оплати.

Як виставлення рахунків допомагає різним типам бізнесу?

Різні види компаній можуть використовувати рахунки-фактури з різних причин. Ось кілька прикладів:

• Фрілансери або незалежні підрядники отримують плату від клієнтів за проектні роботи. Зазвичай вони використовують проформи або стандартні рахунки-фактури, які детально описують послуги, умови оплати та необхідні інструкції.
• Власники малого бізнесу використовують різні рахунки-фактури відповідно до своїх вимог. Наприклад, власник магазину роздрібної торгівлі використовує рахунок-фактуру крамниці роздрібної торгівлі для отримання плати зі споживачів, тоді як сервісна фірма використовує рахунок-фактуру табеля обліку робочого часу для реєстрації оплачуваних годин.
• Великі корпорації використовують комерційні рахунки-фактури для міжнародної торгівлі, регулярні рахунки-фактури для систематичних платежів і дебетові або кредитові рахунки-фактури для зміни рахунків-фактур.
• Компанії електронної комерції та маркетплейси використовують різні рахунки-фактури залежно від способів оплати та платформ. Компанії використовують комерційні інвойси для міжнародних транзакцій і рахунки на передоплату для авансових платежів.

Як створити рахунок-фактуру

Найпростіший спосіб створити рахунок-фактуру – скористатися спеціальним програмним забезпеченням, схваленим для використання у вашій країні. Під час використання програмного забезпечення все, що вам потрібно зробити, це додати відповідну інформацію, включаючи контактні дані, послуги чи товари, що надаються, ціни та інше, не займаючись коригуванням формату чи створенням дизайну.

Після над надсилання рахунку-фактури, важливо відстежувати, які рахунки-фактури були оплачені, а які все ще непогашені. При використанні програмного забезпечення для виставлення рахунків це має відбуватися автоматично.

Поширені запитання