El arte de la facturación: cómo enviar el mejor recibo

Como profesional freelance es fundamental que establezcas políticas de pago formales y claras para que los clientes sepan que tiene un negocio y desea recibir el pago de manera oportuna. Uno de los aspectos más importantes de esto es la factura que envía al cliente.

No se trata solo de completar un documento de Microsoft Word o Excel

Aunque puede ser la manera más rápida para calcular los números, no tiene un aspecto profesional. Una plantilla de Microsoft Word es incluso mejor que un simple documento escrito sin formato, y existen muchas herramientas de facturación gratis en línea que lo pueden ayudar a crear una factura que parezca profesional.

El software contable o de facturación profesional también es una excelente opción, ya que le permite administrar sus gastos e ingresos de cualquier manera. Los servicios como Time Doctor, Paymo y Envoice permiten que sus clientes le paguen directamente desde la factura que crea, lo que facilita aún más todo el proceso para ambas partes.

Siempre incluya el logotipo de su empresa en la plantilla de la factura, junto con su información de contacto.

Cree su política de pago

La mejor manera de recibir el pago a tiempo es que los clientes sepan a qué se refiere con “a tiempo”. Esto lo puede comunicar en la política de pago. Por ejemplo, es posible que desee recibir el pago dentro de los 10 días hábiles posteriores al envío de la factura. Indique esto en la plantilla de la factura para que los clientes tengan una idea del período de pago.
Tenga en cuenta que las grandes corporaciones, con frecuencia, tienen un cronograma de pago estándar para los proveedores y probablemente no sea negociable.

Siempre envíe las facturas de manera consistente. Por ejemplo:

• El 1 y 15 de cada mes
• Antes de comenzar el proyecto
• Al finalizar el proyecto

Avise a los clientes con anticipación cuándo recibirán su factura. Muchos profesionales freelance solicitan un porcentaje del total del proyecto antes de comenzar a trabajar como muestra de buena voluntad, en especial en proyectos a gran escala.
Si está trabajando de manera directa con un cliente, es buena idea firmar un acuerdo antes de comenzar un proyecto. Esto servirá para que se proteja a usted mismo y a su cliente, y disminuirá la probabilidad de una mala comunicación y pagos tardíos.

Envíe un recordatorio amable

El 71 % de los trabajadores freelance han tenido problemas para recibir pagos al menos una vez en su carrera. Una buena manera para disminuir las posibilidades de tener problemas con el pago es enviar un recordatorio amable al cliente aproximadamente una semana después de enviar la factura. Esto puede parecer una tarea rara o incómoda, por lo que Payoneer ayuda a los trabajadores freelance al hacerse cargo de esto. Al enviar una solicitud de pago mediante Payoneer, se activará el envío de una serie de recordatorios automáticos por correo electrónico a su cliente en un intervalo establecido (puede desactivar esto si lo prefiere). De esta manera, puede minimizar las molestias ya que el sistema se encargará de los pagos por usted.

Envíe una solicitud de pago con los recordatorios automáticos

Haga que la gente le pague más rápido

Algunas veces, a pesar de su esfuerzo, un cliente se demorará con el pago de su factura. Si ya ha comunicado sus expectativas y todavía no recibe el pago a tiempo, considere la implementación de una de estas dos políticas:

• Cobre una tarifa tardía: si el pago se recibe después de su período de pago, aplique una pequeña tarifa, generalmente un porcentaje de la factura total. Esta política se debe indicar por anticipado, en el acuerdo del proyecto o en la factura.
• Ofrezca un descuento por el pago temprano: La opción inversa es premiar a los clientes por pagar de manera anticipada. Haga un pequeño descuento porcentual si pagan de inmediato, o antes de vencerse la factura.

Independientemente del método que elija, comunique la política antes de implementarla para que los clientes se puedan adaptar.

Como trabajador freelance, es importante que sea tan profesional como una corporación gigante en cuanto a la facturación de los clientes. Tener políticas establecidas y una comunicación clara será muy útil para poder recibir el pago a tiempo.

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