4 motivos para o seu negócio ter dificuldade para receber no tempo certo (e como consertar isso)

Embora uma única cobrança atrasada não pareça grande coisa, problemas crônicos para receber no prazo podem tornar mais difícil para uma empresa cobrir as despesas operacionais e até levar ao fim do negócio. 

Aliás, em uma pesquisa de 2021 realizada pela vcita com mais de 3 mil pessoas proprietárias de micro e pequenas empresas, 23,4% delas citaram o gerenciamento de fluxo de caixa e coleta de pagamentos como os maiores desafios enfrentados durante a pandemia — apenas uma fração de ponto percentual atrás da resposta mais presente: encontrar novos clientes. 

Motivos para o seu negócio ter dificuldade para receber no tempo certo

Especialmente em tempos de incerteza, falar sobre problemas comuns que lhe impedem de receber no prazo pode trazer uma tranquilidade necessária e garantir que você tenha os recursos que precisa. Confira a seguir, alguns dos motivos mais comuns que podem atrapalhar o fluxo de recebíveis da sua empresa.

1. Seus invoices não têm um prazo firme

É muito comum que pequenos negócios enviem invoices com o aviso “o pagamento deve ser feito mediante recebimento”. Embora teoricamente pareça que isso vá motivar os clientes a enviar os pagamentos imediatamente, é bem possível que isso não aconteça. 

Pense nas contas que a sua empresa paga todo mês, como cartão de crédito e conta de energia elétrica. Cada conta tem um prazo definido. Mesmo se a data for depois de várias semanas, estabelecer um prazo cria um senso de urgência que lhe motiva a enviar o pagamento o mais rápido possível. 

Apenas adicionando um prazo aos seus invoices, você pode ajudar a reduzir a probabilidade dos seus clientes colocarem o seu pagamento no final da fila de outras contas que eles precisam pagar. 

2. Não há consequências para pagamentos atrasados

Embora adicionar um prazo seja suficiente para fazer os clientes começarem a pagar sem demoras, alguns continuarão a fazer pagamentos atrasados. Se não houver nenhuma consequência para esses pagamentos, os prazos nos seus invoices continuarão a ser ignorados. 

Quando isso acontece, você precisa atualizar os termos dos seus contratos para que eles contenham consequências claras associadas a pagamentos atrasados. Para clientes que costumam causar problemas, talvez você precise considerar inclusive taxas adicionais para pagamentos atrasados. Deixe claro que se os pagamentos não forem recebidos após um certo número de comunicações da sua equipe, você enviará a cobrança para os credores. 

Ao tornar claro o que acontece quando um cliente não paga de acordo com o contrato, você reduz drasticamente a probabilidade deles atrasarem os pagamentos. 

3. Você não tem um sistema sólido de acompanhamento

O que o seu negócio faz após enviar um invoice é tão importante quanto a criação do invoice. Se você não tem um método para manter a organização, seus invoices não pagos podem facilmente escapar do seu radar. E se você esquecer de enviar mensagens de acompanhamento para um invoice atrasado, seu cliente tem uma desculpa legítima para ter esquecido de pagar. 

Para evitar isso, seu escritório deve desenvolver um sistema que mantenha todas as contas a receber organizadas. O status de cada invoice precisa ser acompanhado com atenção até que seja finalizado. Um quadro de atualizações automáticas fornecerá as informações necessárias para a sua equipe financeira enviar mensagens de acompanhamento ou tomar outras medidas, conforme necessário. 

Muitos sistemas de pagamentos ajudam a simplificar esse processo permitindo que você configure notificações ou alertas para problemas como invoices atrasadas. Alguns também permitem automatizar mensagens de lembrete de pagamento. Automatizando o máximo possível do seu sistema de recebimentos, você consegue acompanhar de forma automática e reduzir a carga da sua equipe, além de minimizar erros manuais. 

4. Você não oferece métodos de pagamento convenientes

Atualmente, as pessoas consumidoras têm muito mais formas de pagar do que antes. Independentemente se o seu negócio é voltado para empresas ou pessoas físicas, você deve buscar atender às suas diversas preferências de pagamentos. 

De transferências ACH a cartões de crédito e criptomoedas, oferecer mais métodos de pagamento torna mais fácil para os seus clientes fazerem negócios com você. 

Alguns clientes podem encontrar circunstâncias adversas pessoais que prejudicam a sua capacidade de fazer o pagamento total de um invoice dentro do prazo. Ao invés de não receber nada, o seu negócio pode se beneficiar de trabalhar com esses clientes para encontrar planos de pagamento alternativos. Isso pode incluir dividir um invoice em parcelas semanais ou mensais. 

Uma comunicação proativa com os seus clientes te ajudará a encontrar uma solução que crie um cenário em que as duas partes sejam beneficiadas, para que todo mundo tenha mais capacidade para gerenciar o seu fluxo de caixa de forma apropriada. Um sistema de pagamentos rígido com opções limitadas pode impedir clientes em potencial de escolher trabalhar com você. Mais flexibilidade pode levar a maiores lucros. 

Leia também: Como receber de empresas nos Estados Unidos, Europa e outros países através de uma transferência bancária?

Receba rápido e melhore seu fluxo de caixa 

Fluxo de caixa ruim é citado em diversas pesquisas como o motivo principal de pequenas empresas fracassarem, contribuindo para até 82% das falências de startups. Embora seus clientes pagando no prazo certo não seja a solução para todos os problemas de fluxo de caixa, isso ajuda muito a fazer com que o negócio não entre no vermelho. 

Manter o fluxo de caixa saudável é essencial para a saúde financeira de qualquer negócio, mas para pequenas e médias empresas, essa tarefa pode ser ainda mais desafiadora.  

A boa notícia é que com organização, planejamento e algumas estratégias eficazes, você pode melhorar o fluxo de caixa e garantir a estabilidade da sua empresa. Confira a seguir alguns passos que podem te ajudar nesta tarefa:

1. Tenha um controle minucioso das entradas e saídas

Parece óbvio, mas muitas empresas pecam na organização. Registre todas as entradas e saídas de dinheiro, por menores que sejam. Utilize planilhas, softwares de gestão financeira ou aplicativos para facilitar o controle. 

Separe seus gastos por categorias (custos como aluguel, salários, insumos, etc.) para identificar onde o dinheiro está sendo gasto e onde é possível economizar. Por fim, monitore seu fluxo de caixa diariamente para identificar possíveis problemas e agir rapidamente.

2.  Negocie prazos com fornecedores e clientes

Negocie prazos de pagamento mais longos com seus fornecedores, para ter mais tempo de caixa. Ofereça descontos para pagamento à vista ou incentive o pagamento antecipado, para receber o dinheiro mais rápido. Trabalhe também com opções de parcelamento para seus clientes, mas negocie taxas justas e que não comprometam seu fluxo de caixa.

3.  Corte gastos desnecessários

Analise seus gastos fixos e variáveis e identifique despesas que podem ser cortadas ou reduzidas. Negocie preços e condições com fornecedores de serviços, como telefone, internet e aluguel e adote práticas de economia de energia, água e materiais para reduzir custos.

4.  Crie um fundo de reserva

Crie o hábito de separar um valor mensalmente para seu fundo de reserva, para lidar com imprevistos e emergências. Busque opções de investimento seguras e rentáveis para fazer seu dinheiro render, ou, caso tenha um perfil de investimento mais dinâmico, aposte em opções como Forex ou S&P500 — mais arriscados, porém, com chances de altos ganhos.

5.  Diversifique suas fontes de receita

Explore novas oportunidades de negócio e diversifique suas fontes de receita, para não depender de um único produto ou serviço. Expanda seus canais de venda, como loja online, redes sociais e marketplaces.

6.  Antecipe recebíveis

Venda seus recebíveis (duplicatas, cheques) para uma empresa de factoring e receba o dinheiro antecipadamente. Ofereça também a opção de pagamento com cartão de crédito e antecipe seus recebíveis através das maquininhas de cartão.

7.  Utilize ferramentas de gestão financeira

Softwares de gestão financeira ajudam a controlar o fluxo de caixa, gerar relatórios e tomar decisões mais assertivas. Para isso, você pode contar com a Payoneer para gerenciar seus pagamentos internacionais e nacionais, além de recebimentos.

8.  Busque crédito com juros baixos

Procure linhas de crédito com taxas de juros mais baixas oferecidas por diversas instituições financeiras. Converse também com a gerência do seu banco e negocie melhores condições para empréstimos e financiamentos.

9.  Profissionalize sua gestão financeira

Contrate uma consultoria financeira para te auxiliar na gestão do seu fluxo de caixa e na tomada de decisões estratégicas. Invista em cursos e treinamentos sobre gestão financeira para aprimorar seus conhecimentos.

10.  Mantenha seus dados atualizados

Mantenha seus dados de clientes e fornecedores atualizados para evitar problemas com pagamentos e recebimentos. 

Usando essas dicas para melhorar seu fluxo de caixa e o processamento de pagamentos e invoices, você estará em uma posição melhor para aproveitar a estabilidade financeira que seu negócio precisa!

Leia também: Receba seus pagamentos internacionais com apenas um link

Como a Payoneer pode te ajudar a receber no prazo

• Com a Payoneer você pode oferecer aos seus clientes diversas formas eficientes e seguras de pagar online — por meio de cartão de crédito, transferência bancária local ou pela sua própria conta Payoneer.  
• Envie para os seus clientes invoices antecipados ou após completar um projeto, diretamente da sua conta Payoneer. Se eles precisarem de um pouco de incentivo, você também pode enviar lembretes e acompanhar o pagamento até chegar na sua conta. 
• Uma vez pago, você pode usar os valores de diversas formas — retirar para a sua conta bancária local, enviar pagamentos para seus fornecedores ou colaboradores diretamente da sua conta Payoneer, sacar em caixas eletrônicos em todo o mundo ou gastar online, ou em lojas físicas. 

Não precisa mais sofrer com pagamentos atrasados. Abra uma conta Payoneer hoje e veja como é fácil gerenciar os pagamentos do seu negócio! Leia também: Payoneer — a solução para gerenciar seus pagamentos internacionais.